Відповідно до загальних вимог законодавства більшості країн світу, а також до міжнародних правил, для визнання дійсності або законності документів, необхідно їхнє засвідчення або легалізація.
Найпростішим варіантом є засвідчення підписом посадової особи та печаткою організації, яка видала цей документ. Для додання більшої офіційності та для попередження можливих розбіжностей між учасниками тієї або іншої угоди, бажано зробити офіційне засвідчення відповідних документів.
Перший рівень - це нотаріальне засвідчення. Цього звичайно досить для пред'явлення документів усередині країни. Процедура підтвердження дійсності документів поза країною визначається діючим міжнародним законодавством.
Апостиль проставляється на офіційних документах, які зроблені на території України та повинні бути представлені на території однієї з держав-учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Апостиль засвідчує дійсність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, дійсність печатки або штампа, якими скріплений цей документ.
Підпис, печатка та штамп, що проставляються на апостилі, не вимагають ніякого подальшого засвідчення або легалізації, а документ, на якому проставлений апостиль, може бути використаний у кожній із країн - учасниць Гаазької конвенції. Відносно таких документів може вимагатися лише їх нотаріально засвідчений переклад.
Список країн - учасниць Гаазької конвенції:
| Австралія |
Казахстан |
Самоа |
| Австрія |
Китай, Гонконг |
Сан Марино |
| Азербайджан |
Китай, Макао |
Свазіленд |
| Албанія |
Кіпр |
Сейшельські острови |
| Антигуа й Барбуда |
Колумбія |
Сент-Вінсент і Гренадини |
| Аргентина |
Острови Кука |
Сент-Кіттс і Невіс |
| Вірменія |
Латвія |
Сент-Лусія |
| Багамські острови |
Лесото |
Сербія |
| Барбадос |
Литва |
Словацька Республіка |
| Білорусь |
Ліберія |
Словенія |
| Беліз |
Ліхтенштейн |
США |
| Бельгія |
Люксембург |
Суринам |
| Болгарія |
Маврикій |
Тонга |
| Боснія Герцеговина |
Македонія |
Тринідад і Тобаго |
| Ботсвана |
Малаві |
Туреччина |
| Бруней Даруссалам |
Мальта |
Україна |
| Великобританія |
Маршаллові острови |
Фіджі |
| Угорщина |
Мексика |
Фінляндія |
| Венесуела |
Монако |
Франція |
| Гондурас |
Намібія |
ФРН |
| Гренада |
Нідерланди |
Хорватія |
| Греція |
Ніує |
Чеська Республіка |
| Домініка |
Нова Зеландія |
Швейцарія |
| Ізраїль |
Норвегія |
Швеція |
| Індію |
Панама |
Еквадор |
| Ірландія |
Польща |
Ель Сальвадор |
| Ісландія |
Португалія |
Естонія |
| Іспанія |
Російська Федерація |
ПАР |
| Італія |
Румунія |
Японія |
Список держав, для яких не потрібен ні апостиль, ні легалізація (відносно освітніх документів)
| Республіка Албанія |
Латвійська Республіка |
| Алжирська Народна Демократична Республіка |
Литовська Республіка |
| Азербайджанська Республіка |
Республіка Молдавія |
| Республіка Вірменія |
Монголія |
| Республіка Білорусія |
Республіка Польща |
| Республіка Болгарія |
Румунія |
| Угорська Республіка |
Словацька Республіка |
| Соціалістична Республіка В'єтнам |
Республіка Таджикистан |
| Грузія |
Туніська Республіка |
| Республіка Казахстан |
Туркменістан |
| Киргизька Республіка |
Республіка Узбекистан |
| Республіка Кіпр |
Росія |
| Китайська Народна Республіка |
Чеська Республіка |
| Корейська Народно-Демократична Республіка |
Естонська Республіка |
| Республіка Куба |
Держави, що утворилися на території колишньої СФРЮ |
